Quienes trabajamos desde hace muchos años alrededor de las contrataciones públicas sabemos que para un proveedor resulta difícil permanecer indiferente cuando aparece una nueva oportunidad de negocio. Se publica una convocatoria vinculada con aquello que la empresa vende, el monto resulta atractivo y casi inmediatamente comienza una carrera contra el tiempo: descargar la documentación, revisar requisitos, solicitar información a proveedores, reunir antecedentes y organizar todo lo necesario para participar.
Es una reacción completamente comprensible. Una empresa vive de vender y, cuando encuentra una oportunidad compatible con su actividad, lo natural es intentar aprovecharla. Sin embargo, después de muchos años observando empresas que contratan con el Estado, estoy cada vez más convencido de que uno de los aprendizajes más importantes consiste precisamente en no confundir la existencia de una oportunidad con la conveniencia de perseguirla.
En otras palabras, antes de preguntarnos cómo competir deberíamos preguntarnos si realmente debemos competir.
La diferencia puede parecer simplemente semántica, pero tiene consecuencias empresariales muy concretas. Participar en una contratación pública no es gratuito. Incluso antes de presentar una oferta, la empresa ya ha utilizado horas de trabajo, personal administrativo y comercial, recursos para obtener documentos, tiempo de sus proveedores y capacidad de sus directivos. Si además participa regularmente en diversos procedimientos, esa suma de esfuerzos puede convertirse en una parte importante de su estructura operativa.
Por eso nunca me ha convencido demasiado la idea de que una empresa debería participar en todas las contrataciones que tengan alguna relación con su actividad bajo el razonamiento de que “mientras más oportunidades persigamos, mayores serán nuestras posibilidades de ganar”. Ese enfoque puede funcionar estadísticamente en algunas actividades comerciales, pero en contratación pública existe una diferencia importante: cada procedimiento implica compromisos que, si finalmente obtenemos la buena pro, tendremos que estar realmente preparados para asumir.
Y allí aparece una paradoja que vale la pena considerar. Algunas empresas dedican mucho tiempo a estudiar cómo aumentar sus posibilidades de adjudicación, pero bastante menos a decidir qué adjudicaciones deberían querer obtener.
Durante años he visto proveedores esforzarse por permanecer en procedimientos respecto de los cuales, conforme avanzaba el proceso, comenzaban a aparecer dudas importantes. Sin embargo, abandonar la oportunidad parecía psicológicamente más difícil que continuar. Ya se había invertido tiempo, se habían preparado documentos, existía expectativa dentro de la empresa y, de alguna manera, retirarse comenzaba a sentirse como perder.
Esa percepción puede ser peligrosa.
Una empresa profesional también debe saber reconocer cuándo una oportunidad dejó de ser atractiva para ella. No porque la contratación sea necesariamente mala ni porque exista algún problema con la entidad, sino simplemente porque cada empresa tiene capacidades, circunstancias, prioridades y niveles de riesgo diferentes.
Una contratación extraordinaria para una empresa puede ser completamente inconveniente para otra.
Por eso considero que una de las primeras capacidades que debería desarrollar un proveedor habitual del Estado es la selección de oportunidades.
Esto supone cambiar ligeramente la mentalidad con la que observamos el mercado público. El objetivo deja de ser detectar todo aquello en lo que podemos participar y pasa a ser identificar aquello en lo que vale la pena participar.
Muchas empresas utilizan filtros bastante básicos para tomar esta decisión. El objeto coincide con aquello que venden, cumplen aparentemente los requisitos y el monto resulta interesante; por tanto, participan. Pero una decisión empresarial seria debería exigir algo más que comprobar nuestra posibilidad formal de presentar una oferta.
Hay oportunidades que merecen una revisión profunda y otras que probablemente deberíamos descartar rápidamente. También existen aquellas que inicialmente parecen convenientes, pero que después de un análisis más detenido deberían hacernos reconsiderar nuestra participación. Aprender a distinguirlas permite concentrar recursos donde verdaderamente tienen sentido.
Esta idea resulta especialmente importante cuando una empresa comienza a crecer dentro del mercado estatal. Al principio puede parecer razonable perseguir prácticamente cualquier oportunidad relacionada con su actividad. Sin embargo, conforme aumenta su experiencia debería ocurrir exactamente lo contrario: debería volverse progresivamente más selectiva.
La experiencia no debería servir únicamente para aprender a ganar procedimientos; debería servir también para aprender cuáles procedimientos no vale la pena perseguir.
Existe además otro elemento que con frecuencia subestimamos: el costo de oportunidad. Mientras el equipo se encuentra concentrado en una contratación poco conveniente puede estar dejando de analizar otra con mejores posibilidades. Mientras la administración dedica horas a preparar documentación para un procedimiento que difícilmente encaja con las características de la empresa, puede estar restando atención a un cliente existente, a una oportunidad privada o a una contratación pública donde realmente posee una ventaja.
Por ello, decir “no participamos” no debería interpretarse necesariamente como una decisión defensiva. En determinadas circunstancias puede ser una decisión estratégica.
Esto no significa, por supuesto, que debamos volvernos excesivamente conservadores o evitar cualquier oportunidad que implique esfuerzo o crecimiento. Las empresas necesitan asumir riesgos para desarrollarse, ingresar a nuevos mercados y enfrentar competidores más grandes. El punto está en distinguir entre riesgo empresarial evaluado e improvisación.
Una empresa puede decidir asumir una contratación exigente porque forma parte de su estrategia de crecimiento. Puede aceptar temporalmente determinadas dificultades porque quiere ingresar a una nueva región, incorporar una línea de negocio o desarrollar experiencia. Todas esas pueden ser decisiones perfectamente válidas. Lo importante es que sean decisiones conscientes y no simplemente la consecuencia automática de haber encontrado una convocatoria relacionada con aquello que vendemos.
Durante mucho tiempo, el debate alrededor de las contrataciones públicas se ha concentrado, comprensiblemente, en cómo participar correctamente, cómo preparar una oferta, cómo acreditar requisitos o cómo defenderse frente a determinadas decisiones. Todo ello es importante. Pero quizá hemos dedicado menos atención a una pregunta anterior, que pertenece más al terreno empresarial que al jurídico: ¿por qué queremos participar en esta contratación?
Si la única respuesta es “porque podemos”, probablemente todavía no hemos terminado de decidir.
Esta reflexión constituye uno de los puntos de partida de una metodología que hemos venido ordenando a partir de la experiencia de muchos años trabajando con proveedores y que denominamos Método Licita Fácil 360°. Su propósito parte precisamente de una premisa sencilla: contratar exitosamente con el Estado no consiste en perseguir la mayor cantidad posible de buenas pro, sino en aprender a tomar mejores decisiones a lo largo de todo el proceso.
Y la primera de esas decisiones ocurre mucho antes de presentar una oferta. Consiste en aprender a elegir dónde vale la pena colocar nuestro tiempo, nuestros recursos y la capacidad de nuestra empresa, entendiendo que dejar pasar una oportunidad no siempre significa perderla y que participar tampoco constituye, por sí mismo, una buena decisión.
Naturalmente, seleccionar mejor exige algo más que intuición. Para decidir qué oportunidades merecen ser perseguidas tendremos que aprender a mirar distintos elementos que muchas veces analizamos por separado. Y probablemente el primero de ellos sea también el más cercano y, paradójicamente, uno de los que menos examinamos con suficiente objetividad: nuestra propia empresa.
Esa es una conversación que continuaremos desarrollando, porque si algo he aprendido durante estos años es que contratar bien con el Estado comienza mucho antes de presentar una oferta.
No se trata de participar más. Se trata de elegir mejor
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Si esta reflexión tiene relación con la forma en que su empresa viene buscando oportunidades en el mercado estatal, comparta este artículo con su equipo comercial o de ventas y conversen sobre una pregunta sencilla: ¿estamos participando porque realmente hemos decidido que una oportunidad nos conviene o simplemente porque podemos participar? A veces una conversación interna como esta puede revelar que estamos dedicando demasiados esfuerzos a oportunidades que nunca debieron superar nuestro primer filtro.
También nos interesa conocer la experiencia de quienes participan diariamente en contrataciones públicas. ¿Cómo decide su empresa en qué procedimientos participar y cuáles dejar pasar? ¿Han tenido alguna experiencia en la que, mirando hacia atrás, concluyeron que habría sido mejor no participar? Los invitamos a compartir sus comentarios y puntos de vista; las experiencias de otros proveedores pueden enriquecer esta reflexión y ayudarnos a seguir construyendo mejores prácticas para competir con el Estado.
Licita Fácil brinda un servicio de asesoría integral especializada en contrataciones públicas dirigido a proveedores del Estado, acompañando a las empresas en las distintas etapas de su relación con el mercado público. Este enfoque se viene desarrollando y sistematizando a través del Método Licita Fácil 360°, una propuesta orientada a evaluar las oportunidades con una visión empresarial, estratégica, preventiva y de integridad, desde antes de decidir participar hasta la ejecución de los contratos.
El propósito del acompañamiento no es simplemente ayudar a obtener una buena pro, sino contribuir a que las empresas elijan mejor, compitan correctamente, reduzcan riesgos y conviertan sus contrataciones con el Estado en negocios sostenibles.
Conozca la asesoría integral de Licita Fácil en licitafacil.pe
