En las seis primeras entregas de esta serie hemos venido construyendo una manera más completa de aproximarnos a las contrataciones públicas. Hemos hablado de seleccionar mejor las oportunidades, conocer nuestra propia capacidad, entender aquello que estamos pensando ofrecer, investigar a la entidad, observar a nuestros competidores y, finalmente, calcular si realmente nos conviene ganar. Sin embargo, antes de llegar a la preparación de la oferta existe una etapa que, en mi experiencia, muchas empresas todavía manejan de forma demasiado limitada: la revisión de las bases y del requerimiento antes de adoptar la decisión definitiva de participar.
Con frecuencia esta tarea queda concentrada en el área comercial, en la persona encargada de licitaciones o en quien posteriormente reunirá los documentos de la propuesta. Se revisan los requisitos, anexos, experiencia exigida, cronograma y condiciones de presentación, pero muchas veces la revisión termina allí. El problema aparece cuando las bases son leídas únicamente desde la perspectiva de quien quiere ganar y no desde la de quienes, si finalmente se obtiene la buena pro, tendrán que hacer posible el cumplimiento del contrato.
Una contratación pública puede comprometer simultáneamente a varias áreas de la empresa. Logística tendrá que conseguir y entregar bienes dentro de determinados plazos; Finanzas deberá disponer de recursos y sostener la operación hasta recibir el pago; Recursos Humanos puede tener que incorporar o mantener determinado personal; Operaciones deberá organizar la prestación; el área técnica tendrá que responder por determinadas características o niveles de servicio; Administración deberá gestionar documentos, garantías, comunicaciones y otras obligaciones que surjan durante la relación contractual. Cuando todas esas personas conocen las condiciones recién después de haber ganado, la empresa puede descubrir demasiado tarde dificultades que estaban presentes desde el inicio.
He visto situaciones en las que el área comercial consideraba perfectamente viable una contratación porque el plazo parecía razonable, hasta que Logística explicó que el producto debía importarse o fabricarse y que el tiempo disponible era mucho más exigente de lo que parecía. En otros casos, Finanzas conoció tardíamente las condiciones de pago y advirtió que la operación obligaría a inmovilizar una cantidad importante de capital durante varios meses. También ocurre que Recursos Humanos descubre después de la adjudicación que determinados perfiles no están disponibles o que incorporarlos demanda más tiempo del previsto. Muchas veces el problema no consiste en que la empresa carezca de capacidad, sino en que la persona que podía advertir el riesgo nunca participó en la revisión.
Por eso considero que, especialmente en contrataciones importantes, la lectura de las bases debería dejar de ser una tarea aislada del área de licitaciones y convertirse en una revisión compartida con aquellas áreas que posteriormente tendrán responsabilidades reales durante la ejecución. No estoy proponiendo que cada procedimiento genere una reunión con toda la organización ni que una contratación pequeña se convierta en un proceso burocrático interno. La profundidad del análisis debe guardar relación con el monto, complejidad, duración y riesgo de la oportunidad. Pero cuando el contrato puede comprometer significativamente recursos de la empresa, parece razonable que quienes tendrán que hacerlo realidad puedan conocer las condiciones antes de que alguien decida, en nombre de todos, que la contratación es conveniente.
Esta revisión conjunta tiene además una ventaja importante: permite identificar preguntas que probablemente nunca surgirían desde una mirada exclusivamente documental. Quien prepara una oferta puede preguntarse qué documento acredita determinado requisito; quien trabaja en Logística se preguntará si el plazo puede cumplirse realmente; Finanzas querrá saber cuánto tiempo tendrá que financiar la operación; Recursos Humanos analizará si los perfiles exigidos existen y pueden mantenerse durante todo el periodo requerido; Operaciones puede advertir que una obligación no está suficientemente definida o que la forma de ejecución planteada admite interpretaciones distintas. Todas esas preguntas son diferentes, pero se refieren al mismo contrato y pueden aparecer cuando todavía estamos a tiempo de hacer algo al respecto.
Es precisamente allí donde la etapa de consultas y observaciones adquiere una importancia que, a mi juicio, muchos proveedores todavía no aprovechan suficientemente. A veces se la percibe como una formalidad del procedimiento o como una oportunidad para intentar modificar una exigencia que claramente nos perjudica. Creo que su utilidad es bastante mayor. Las consultas y observaciones representan uno de los últimos momentos en los que el proveedor puede intentar aclarar aquello que no entiende suficientemente o cuestionar, cuando corresponde, una condición antes de quedar obligado por ella.
Una consulta bien planteada puede permitir que la entidad precise un plazo, una característica técnica, una forma de entrega, una responsabilidad o cualquier otro aspecto cuya redacción genere una duda razonable. Una observación, por su parte, puede ser necesaria cuando se considera que determinada condición debe ser revisada a la luz de las reglas que gobiernan la contratación. En ambos casos existe un componente preventivo muy claro: no estamos preguntando solamente para mejorar nuestras posibilidades de obtener la buena pro, sino para entender con suficiente precisión aquello que después tendremos que ejecutar.
Por eso me preocupa cuando una empresa comienza a analizar seriamente las condiciones contractuales recién después de vencida la etapa de consultas y observaciones. Para entonces todavía podrá decidir si presenta o no una oferta, pero habrá perdido la posibilidad de plantear formalmente determinadas dudas que quizá debieron resolverse antes. Y una duda no aclarada durante la selección puede convertirse posteriormente en un problema mucho más difícil de administrar.
Muchas controversias contractuales parecen nacer durante la ejecución, pero cuando uno revisa el expediente con detenimiento descubre que la semilla estaba presente desde las bases: una obligación ambigua, un plazo que nunca fue suficientemente comprendido, una característica que admitía interpretaciones distintas o una condición que nadie dentro de la empresa analizó con suficiente profundidad. La diferencia es que, una vez firmado el contrato, ya no estamos simplemente preguntando qué significa una condición antes de decidir si queremos asumirla. Para entonces el compromiso ya existe.
Por esa razón, la participación de las distintas áreas debería producirse antes de que cierre la posibilidad de consultar u observar. Si Logística detecta un problema con el plazo, conviene conocerlo cuando todavía podemos pedir una precisión. Si Finanzas identifica una condición que afecta seriamente el flujo de caja, lo razonable es analizarla antes de fijar nuestra decisión económica. Si el área técnica encuentra una especificación poco clara, resulta preferible intentar aclararla mientras todavía existe un mecanismo formal para hacerlo.
Esta forma de trabajo exige también cierta organización interna. No basta con enviar las bases por correo diciendo “revisen y comenten”. Es mucho más útil identificar qué parte debe analizar cada área, establecer un plazo interno anterior al vencimiento oficial y reunir luego las observaciones para evaluar cuáles son realmente relevantes y cómo deben formularse. La calidad importa. Una consulta vaga probablemente producirá una respuesta igualmente vaga. Una buena consulta debería identificar claramente qué parte de las bases genera incertidumbre, explicar por qué esa precisión resulta necesaria y plantear concretamente aquello que necesitamos conocer.
Lo mismo ocurre con las observaciones. No deberían utilizarse simplemente porque una condición comercialmente no nos agrada; debe existir un fundamento suficiente que justifique cuestionarla dentro del marco aplicable. De lo contrario, terminamos confundiendo una herramienta de aclaración y control con una simple expresión de desacuerdo.
Pero el trabajo tampoco termina cuando enviamos las preguntas. Existe otro momento que muchas empresas subestiman: leer con detenimiento las respuestas de la entidad. No basta comprobar si una consulta fue acogida o no acogida; necesitamos entender qué respondió exactamente la entidad y qué efecto tiene esa respuesta sobre la contratación que estamos evaluando. Si la duda fue planteada por Logística, la respuesta debería regresar a Logística. Si Finanzas advirtió un riesgo, debe conocer cómo fue absuelto. Si la inquietud era técnica, quienes tendrán que ejecutar la prestación necesitan verificar si la precisión realmente resolvió aquello que les preocupaba.
La absolución no debería quedarse archivada en la carpeta del área de licitaciones, porque sus efectos pueden alcanzar a toda la empresa. Puede ocurrir que una respuesta despeje completamente una preocupación y confirme que la contratación resulta manejable, pero también puede suceder lo contrario: que la entidad mantenga una condición que consideramos demasiado riesgosa o que la precisión cambie sustancialmente la forma en que habíamos entendido la prestación. En cualquiera de esos casos, la respuesta tiene valor porque nos permite decidir con mejor información.
Luego llegan las bases integradas y allí corresponde una nueva lectura. No deberíamos asumir que conocemos perfectamente las reglas finales porque ya revisamos las bases iniciales. Las consultas, observaciones y absoluciones pueden haber introducido modificaciones o precisiones relevantes. Por eso, antes de preparar la oferta, la empresa debería comprobar qué quedó finalmente establecido y analizar si aquella oportunidad que inicialmente parecía atractiva continúa siendo conveniente bajo las condiciones definitivas.
Ese momento me parece especialmente importante porque obliga a volver sobre la decisión inicial con una mirada más madura. Después de haber revisado las reglas, escuchado a las áreas involucradas y conocido las respuestas de la entidad, la empresa debería poder preguntarse nuevamente si todavía quiere participar. Puede ocurrir que sí y que la etapa de consultas haya despejado varias dudas; también puede suceder que una condición inicialmente preocupante haya sido aclarada de manera satisfactoria. Pero eventualmente la conclusión profesional puede ser que, a pesar del interés inicial, las reglas finales hacen que la contratación ya no resulte conveniente.
Cualquiera de esas respuestas puede ser correcta. Lo importante es que sea una decisión consciente y no la simple consecuencia de haber invertido tiempo en el procedimiento.
Dentro del Método Licita Fácil 360°, esta etapa ocupa un lugar especialmente relevante porque conecta prácticamente todo lo que hemos venido desarrollando. Conocer nuestra empresa sirve de poco si quienes realmente conocen sus capacidades no participan en la revisión; analizar la rentabilidad resulta incompleto si Finanzas desconoce condiciones que después influirán en el flujo de caja; comprender la oportunidad exige escuchar también a quienes tendrán que convertir los documentos del procedimiento en una operación real.
Por eso la revisión de las bases no debería verse únicamente como una tarea jurídica o documental. Es, en esencia, una revisión empresarial. La empresa no debería preguntarse solamente si las bases permiten presentar una oferta, sino si todas las áreas involucradas comprenden y pueden asumir razonablemente aquello que esas bases terminarán exigiendo.
He comprobado muchas veces que los problemas durante la ejecución no siempre aparecen porque nadie pudiera preverlos. Algunos aparecen porque quien podía preverlos no estuvo presente cuando se tomó la decisión. El área comercial puede ver la oportunidad; Logística puede advertir el problema del plazo; Finanzas puede anticipar la presión sobre el flujo; Recursos Humanos puede identificar limitaciones de personal; Operaciones puede observar dificultades prácticas y el especialista en contrataciones puede detectar riesgos derivados de las reglas. Cuando todas esas miradas se integran antes de presentar la propuesta, la empresa comienza a observar la contratación de una manera mucho más cercana a la realidad que encontrará después de ganar.
Ese, a mi juicio, es el verdadero valor de una revisión minuciosa y participativa de las bases: no leerlas solamente para saber cómo presentar una oferta, sino para saber si realmente queremos asumir el contrato que puede nacer de ella.
Una vez terminada esta etapa, conocidas las respuestas de la entidad, revisadas las bases integradas y tomada finalmente la decisión de participar, comenzará otro trabajo distinto: transformar todo ese análisis en una oferta documentalmente sólida y capaz de demostrar correctamente aquello que la empresa puede cumplir. Ese será el tema de la siguiente entrega.
Mientras tanto, puede ser útil compartir este artículo con las distintas áreas que intervienen en sus contrataciones y recordar la última licitación importante en la que participaron. La pregunta no debería ser únicamente si la oferta estuvo bien preparada, sino algo anterior: ¿quienes después tuvieron que ejecutar el contrato participaron realmente en la revisión de las bases y tuvieron oportunidad de plantear sus dudas a tiempo?
También nos interesa conocer la experiencia de otros proveedores. ¿Quiénes intervienen actualmente en la revisión dentro de su empresa? ¿Han tenido problemas durante la ejecución que, vistos posteriormente, pudieron haberse detectado durante la etapa de consultas y observaciones? Compartir esas experiencias puede ayudar a que otras empresas identifiquen riesgos mientras todavía están a tiempo de prevenirlos.
Licita Fácil brinda un servicio de asesoría integral especializada en contrataciones públicas para proveedores del Estado. Como parte de este acompañamiento analizamos las bases y el requerimiento, identificamos puntos críticos y apoyamos, cuando corresponde, la formulación de consultas, observaciones y solicitudes de elevación.
Este trabajo forma parte del Método Licita Fácil 360°, una metodología orientada a que las decisiones relevantes de una contratación se adopten con información, participación interna, prevención, estrategia e integridad, antes de que una condición aceptada termine convirtiéndose en un problema contractual.
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