En las entregas anteriores de esta serie hemos venido recorriendo un camino que comienza bastante antes de presentar una oferta. Primero planteamos la necesidad de seleccionar las oportunidades que realmente vale la pena perseguir; luego propusimos mirar con objetividad nuestra propia empresa y, finalmente, revisar la contratación pensando no solamente como postores, sino como futuros contratistas que tendrán que cumplir aquello que hoy están ofreciendo.
Llegados a este punto aparece una pregunta que, en mi experiencia, muchos proveedores todavía se formulan con menos frecuencia de la que deberían: ¿qué sabemos realmente de la entidad con la que estamos pensando contratar?
La pregunta puede resultar extraña porque hablamos del Estado. Existe una convocatoria pública, una entidad claramente identificada, un procedimiento formal y recursos presupuestales destinados a una contratación. Todo ello puede transmitir la sensación de que investigar a nuestro futuro cliente es menos necesario que cuando hacemos negocios en el mercado privado.
Creo que esa percepción debería cambiar.
Si una empresa privada nos solicitara una operación importante a crédito, difícilmente nos limitaríamos a revisar qué quiere comprar. Probablemente intentaríamos saber quién es, cuál ha sido su comportamiento comercial, cómo paga y qué nivel de riesgo representa para nuestra empresa. Sin embargo, cuando el cliente es una entidad pública, muchas veces realizamos un análisis extraordinariamente detallado de las bases y prácticamente ninguno de la organización con la que tendremos que relacionarnos si obtenemos la buena pro.
Y no todas las entidades se comportan de la misma manera.
Hay instituciones con procedimientos administrativos bastante ordenados y otras donde determinadas gestiones pueden resultar más complejas. Existen entidades con experiencia recurrente contratando cierto tipo de prestaciones y otras que lo hacen ocasionalmente. Algunas cuentan con equipos acostumbrados a administrar contratos de determinada naturaleza, mientras que en otras pueden existir antecedentes de controversias o dificultades que resulta conveniente conocer antes de comprometernos.
Nada de esto significa que debamos clasificar anticipadamente a una entidad como “buena” o “mala”. Se trata simplemente de reconocer algo que cualquier empresario entiende en otros mercados: conocer al cliente forma parte de evaluar un negocio.
La diferencia es que en contratación pública contamos con una ventaja considerable: una parte importante de la información que necesitamos ya es pública.
El SEACE, por ejemplo, no debería ser visto únicamente como el lugar donde encontramos una convocatoria y descargamos sus bases. Sus buscadores públicos permiten revisar procedimientos anteriores, requerimientos, resultados y otra información registrada sobre las contrataciones de las entidades. El propio OECE mantiene estos mecanismos de consulta pública precisamente para acceder a información publicada en el sistema.
Una revisión histórica puede decirnos bastante. Podemos observar si la entidad viene contratando regularmente el mismo objeto, cómo han evolucionado esas adquisiciones, si determinados procedimientos quedaron desiertos o tuvieron que repetirse y qué ocurrió en contrataciones anteriores similares. No buscamos encontrar necesariamente algo negativo; buscamos comprender mejor el contexto en el que estamos entrando.
En ocasiones, descubrir que una entidad viene contratando satisfactoriamente una determinada prestación desde hace años puede incluso reducir nuestra percepción de riesgo. La investigación no sirve solamente para detectar problemas. También puede proporcionar tranquilidad.
Otra dimensión que merece atención es la presupuestal. El Ministerio de Economía y Finanzas, a través de la Consulta Amigable, permite revisar información sobre el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), el Presupuesto Institucional Modificado (PIM) y la ejecución del gasto en las fases de compromiso, devengado y girado de las unidades ejecutoras del Gobierno Nacional, gobiernos regionales y gobiernos locales.
Esta información puede ayudarnos a entender mejor el comportamiento presupuestal de la entidad, pero debemos utilizarla correctamente. Ver que existe presupuesto o que una institución tiene un determinado nivel de ejecución no nos permite concluir automáticamente cuánto demorará en pagar nuestra factura. Sería una inferencia demasiado rápida.
El comportamiento de pago requiere una mirada más amplia. La información presupuestal puede ser un elemento, pero debería complementarse, cuando sea posible, con nuestra propia experiencia, antecedentes contractuales verificables y referencias confiables. Una empresa que ya ha trabajado con determinada entidad posee además información muy valiosa que muchas veces no registra de manera organizada: cuánto tardó la conformidad, qué dificultades aparecieron durante el trámite y cuánto tiempo transcurrió finalmente hasta recibir el pago.
Con el paso de los años, esa experiencia debería convertirse en conocimiento empresarial y no quedar únicamente en la memoria de la persona que administró el contrato.
También tenemos información proveniente del sistema de control. La Contraloría General de la República mantiene un Buscador de Informes de Servicios de Control que permite localizar informes por institución pública, región, tipo de servicio, periodo e incluso otros criterios, y acceder tanto a los informes como a sus fichas resumen.
Aquí debemos ser especialmente cuidadosos.
Revisar informes de control no significa salir a buscar razones para desconfiar de una entidad ni mucho menos convertir cualquier observación en una acusación. El valor de esta información depende precisamente de nuestra capacidad para interpretarla dentro de su verdadero alcance.
Un informe de control es un informe de control. Una investigación es una investigación. Una denuncia es una denuncia. Ninguna de esas categorías debería transformarse, mediante una lectura apresurada, en una declaración de responsabilidad que la autoridad competente no haya establecido.
He insistido mucho durante estos años en esta diferencia porque existe una línea muy clara entre investigar profesionalmente y prejuzgar.
También sucede lo contrario: no deberíamos ignorar información pública relevante únicamente porque resulte incómoda. Si existen antecedentes documentados vinculados directamente con el tipo de contratación que estamos evaluando, lo profesional es conocerlos, entenderlos y decidir qué importancia tienen para nuestro caso.
En este punto, quizás sea útil establecer una regla sencilla: cuanto mayor sea el compromiso que estamos pensando asumir, mayor debería ser nuestra diligencia antes de asumirlo.
No tendría sentido dedicar horas a investigar cada compra pequeña de la misma manera. La profundidad del análisis debe guardar relación con el tamaño, duración, complejidad y exposición que implica la contratación. Pero cuando una empresa piensa comprometer una parte importante de su capital, capacidad productiva o recursos durante varios meses, invertir algunas horas en conocer mejor a la institución con la que hará negocios parece una precaución bastante razonable.
A partir de esta experiencia hemos comenzado a estructurar dentro del Método Licita Fácil 360° lo que denominamos un Radar de Entidad. No se trata de elaborar una lista negra de instituciones ni de asignarles etiquetas permanentes, sino de ordenar la información disponible para responder una pregunta mucho más práctica: ¿qué riesgos y características de esta entidad debemos conocer antes de decidir contratar con ella?
El concepto es importante porque una entidad tampoco permanece igual para siempre. Cambian funcionarios, responsables, presupuestos, procedimientos internos y circunstancias institucionales. Una experiencia ocurrida varios años atrás puede ser un antecedente útil, pero no necesariamente describe la realidad actual. Por eso cualquier análisis serio debe considerar también la actualidad, la fuente y el contexto de la información.
Esto nos conduce a otro punto que considero fundamental: la calidad de la fuente.
En el mercado circulan comentarios de todo tipo sobre las entidades. “Esa institución no paga”, “allí siempre gana el mismo”, “es imposible trabajar con ellos”, “me dijeron que existe un problema”. Algunas de esas afirmaciones pueden tener detrás una experiencia verdadera y otras pueden ser simplemente percepciones, conflictos particulares o rumores repetidos durante años.
Una empresa no debería tomar decisiones importantes sobre esa base.
La información oficial del SEACE, del MEF, de la Contraloría y de otras fuentes públicas tiene precisamente el valor de permitirnos comenzar el análisis desde hechos verificables. Las referencias de otros proveedores también pueden resultar útiles, pero deberían ser contrastadas. Y nuestra propia experiencia debe registrarse con suficiente detalle para que pueda utilizarse posteriormente de manera objetiva.
No investigamos para confirmar un prejuicio. Investigamos para reducir incertidumbre.
Este enfoque también cambia la manera de observar una convocatoria. Antes de concentrarnos exclusivamente en cuánto representa el contrato o en nuestras posibilidades de obtenerlo, incorporamos una pregunta adicional: si finalmente ganamos, ¿qué sabemos de la organización con la que tendremos que relacionarnos hasta completar la prestación y cerrar correctamente el negocio?
La respuesta nunca será perfecta. Ninguna investigación elimina todos los riesgos y tampoco debería pretender hacerlo. Lo que sí puede conseguir es que algunos problemas que antes nos sorprendían comiencen a formar parte de la información disponible antes de decidir.
Y allí está, a mi juicio, la verdadera utilidad.
Una empresa profesional no necesita certeza absoluta para hacer negocios; necesita conocer razonablemente los riesgos que está aceptando. A veces la investigación confirmará que no existen elementos que justifiquen una preocupación especial. En otras ocasiones aparecerán aspectos que podremos gestionar adoptando determinadas precauciones. Y también puede suceder que encontremos información suficientemente relevante como para reconsiderar nuestra decisión inicial.
Cualquiera de esos resultados es valioso, porque todos ellos son mejores que entrar a una contratación completamente a ciegas.
Esta reflexión forma parte de la lógica que venimos desarrollando con el Método Licita Fácil 360°: antes de competir no solamente debemos entender nuestra empresa y la contratación. También necesitamos comprender el entorno en el que ese futuro contrato tendrá que ejecutarse.
Por eso, antes de presentar la próxima oferta, quizá valga la pena dedicar un poco menos de tiempo a preguntarnos únicamente “¿podemos ganar?” y algunos minutos más a otra cuestión:
“¿Qué sabemos realmente de la entidad con la que podríamos terminar haciendo negocios?”
Si este artículo tiene relación con la forma en que su empresa evalúa sus oportunidades, compártalo con su equipo comercial y con quienes posteriormente administran los contratos. Puede ser interesante comparar respuestas a una pregunta sencilla: ¿qué información sobre una entidad revisamos actualmente antes de decidir participar y qué información estamos dejando de mirar?
También los invitamos a compartir sus experiencias en los comentarios. ¿Su empresa investiga habitualmente a las entidades antes de ofertar? ¿Qué información les ha resultado especialmente útil para tomar decisiones? Las experiencias de quienes participan diariamente en el mercado público pueden enriquecer esta conversación y ayudarnos a desarrollar mejores prácticas.
En la siguiente entrega volveremos la mirada hacia otro actor que también forma parte de toda decisión empresarial y sobre el cual existe mucha más información pública de la que normalmente aprovechamos: nuestros competidores. Porque conocer el mercado no consiste solamente en saber quién compra; también exige entender con quiénes estamos compitiendo.
Licita Fácil brinda un servicio de asesoría integral especializada en contrataciones públicas para proveedores del Estado, acompañando a las empresas en las distintas etapas de su participación en el mercado público. Este enfoque se viene desarrollando y sistematizando mediante el Método Licita Fácil 360°, una metodología orientada a evaluar las oportunidades con una visión empresarial, estratégica, preventiva y de integridad.
Dentro de este enfoque, el análisis previo de la entidad forma parte de una idea sencilla: las mejores decisiones suelen tomarse cuando todavía estamos a tiempo de elegir y no cuando el problema ya forma parte del contrato.
Conozca la asesoría integral de Licita Fácil en licitafacil.pe
