En las dos primeras entregas de esta serie hemos planteado que contratar profesionalmente con el Estado comienza bastante antes de presentar una oferta. Primero debemos aprender a seleccionar las oportunidades que realmente merecen ser perseguidas y, después, mirar con objetividad nuestra propia empresa para determinar si contamos con la capacidad necesaria para asumir el compromiso.
Superados esos primeros filtros aparece una tercera tarea que, por evidente que parezca, continúa originando muchos problemas: entender exactamente qué estamos ofreciendo.
Cuando un proveedor descarga las bases de un procedimiento suele comenzar una búsqueda bastante previsible. Quiere saber qué documentos debe presentar, qué experiencia le exigirán, cuáles son los requisitos de calificación y qué necesita acreditar para que su oferta sea admitida y evaluada. Es comprensible, porque en ese momento toda la atención está puesta en superar el procedimiento de selección.
El problema es que, algunas veces, esa forma de leer las bases nos hace perder de vista algo mucho más importante. Esos documentos no solamente nos están diciendo qué debemos presentar para competir; también están describiendo, con mayor o menor detalle, qué tendremos que hacer si ganamos.
Por eso considero que existe una segunda lectura que todo proveedor debería realizar antes de ofertar: leer la contratación no solo como postor, sino también como futuro contratista.
El ejercicio es muy distinto.
Cuando encontramos un plazo de entrega de treinta días, por ejemplo, no basta con comprobar que podemos aceptar formalmente ese plazo en nuestra oferta. Tenemos que entender desde cuándo comenzará a computarse, qué tendrá que ocurrir dentro de esos treinta días, dónde deberá realizarse la entrega o prestación, quiénes intervendrán y qué circunstancias podrían afectar el cumplimiento.
Cuando se exige determinado producto, servicio o resultado, debemos preguntarnos si las especificaciones técnicas o términos de referencia describen con suficiente claridad aquello que posteriormente se nos exigirá. A veces una palabra aparentemente secundaria modifica completamente el alcance de una obligación y, en otras ocasiones, dos documentos del mismo procedimiento pueden generar dudas que solo advertimos cuando intentamos imaginar cómo se ejecutaría realmente la prestación.
La pregunta útil, entonces, no es únicamente “¿cumplo este requisito?”, sino también “¿entiendo qué tendré que hacer para cumplirlo después?”
Ese cambio de perspectiva puede evitar muchos problemas.
Durante años he observado controversias que no comenzaron durante la ejecución contractual, aunque recién se hicieron visibles en ese momento. En realidad, comenzaron mucho antes, cuando una condición poco clara fue leída rápidamente, cuando se asumió que una determinada obligación significaba algo que nunca se confirmó o cuando el proveedor decidió dejar para después una duda que ya existía antes de presentar su oferta.
Y aquí aparece una oportunidad que no siempre aprovechamos suficientemente. Los procedimientos de contratación contemplan momentos en los que los participantes pueden formular consultas y, cuando corresponde, observaciones. Ese espacio no debería utilizarse únicamente para intentar flexibilizar una exigencia que consideramos inconveniente. También sirve para entender correctamente aquello que la entidad está solicitando antes de comprometernos a cumplirlo.
Preguntar a tiempo puede ser una de las mejores formas de prevención.
Hay empresarios que sienten cierta resistencia a formular consultas porque consideran que la documentación debería ser suficientemente clara por sí misma o porque temen llamar innecesariamente la atención sobre algún aspecto del requerimiento. Mi experiencia me lleva a verlo de otra manera. Cuando una condición relevante admite interpretaciones diferentes, es preferible plantear la duda mientras todavía estamos en condiciones de hacerlo que intentar resolverla cuando ya existe un contrato y cada parte ha construido su propia interpretación.
Una consulta adecuada no demuestra desconocimiento. Muchas veces demuestra exactamente lo contrario: que el proveedor ha leído con atención aquello que está pensando asumir.
También debemos recordar que la contratación no se encuentra contenida en un único documento. Para comprender realmente una oportunidad puede ser necesario revisar las bases, el requerimiento, las especificaciones técnicas o términos de referencia, los anexos, las respuestas que se produzcan durante el procedimiento y, finalmente, las bases integradas. A ello se suma el marco normativo que resulte aplicable.
Esto último merece especial atención porque en contratación pública no siempre basta preguntarnos qué dispone la norma vigente hoy. Dependiendo de la fecha y características del procedimiento puede ser necesario determinar qué régimen normativo resulta aplicable a esa contratación concreta. El OECE mantiene actualmente herramientas oficiales que reúnen la Ley General de Contrataciones Públicas, su Reglamento, directivas y documentos complementarios precisamente porque el marco regulatorio forma parte de las reglas que deben comprender quienes participan en este mercado.
No pretendo con esto sugerir que cada proveedor tenga que convertirse en especialista legal antes de presentar una oferta. Sería poco realista y, además, innecesario. Lo importante es desarrollar suficiente criterio para reconocer cuándo una condición es clara y cuándo estamos haciendo una suposición; cuándo una duda puede resolverse revisando nuevamente los documentos y cuándo resulta prudente formular una consulta o buscar una opinión especializada.
Hay una diferencia enorme entre aquello que sabemos que establece la contratación y aquello que simplemente suponemos que significa.
Las suposiciones son particularmente peligrosas cuando se refieren a obligaciones que después pueden tener consecuencias contractuales. La forma de entrega, las características exigidas, los lugares de prestación, los responsables de determinadas actividades, los mecanismos de conformidad, las garantías, las obligaciones accesorias o las situaciones que pueden originar penalidades no deberían descubrirse después de haber ganado.
Tampoco deberíamos confiar excesivamente en expresiones como “siempre se ha hecho así” o “en la contratación anterior lo aceptaron”. Cada procedimiento debe analizarse a partir de sus propias reglas. La experiencia anterior es útil, pero puede convertirse en un problema cuando nos lleva a leer aquello que esperamos encontrar en lugar de aquello que realmente está escrito.
Este riesgo aumenta cuando participamos frecuentemente en procedimientos parecidos. La familiaridad puede llevarnos a revisar con menos atención precisamente aquello que creemos conocer mejor. Vemos un objeto similar, reconocemos la estructura de las bases y asumimos que las condiciones serán prácticamente las mismas. Sin embargo, una modificación aparentemente pequeña puede cambiar una obligación importante.
Por eso la revisión profesional debería tener siempre un componente de comparación y otro de cuestionamiento. ¿Qué cambió respecto de contrataciones anteriores? ¿Existe alguna obligación nueva? ¿Hay una característica que no estaba antes? ¿Se modificó el lugar, el plazo, la forma de entrega o alguna condición de ejecución? ¿Existe alguna disposición que pueda admitir más de una interpretación?
No necesitamos convertir cada procedimiento en una investigación interminable. Necesitamos identificar aquello que puede cambiar materialmente lo que estamos prometiendo.
Esta idea ocupa un lugar importante dentro del Método Licita Fácil 360° que venimos desarrollando. Una decisión informada exige comprender la contratación antes de comprometernos con ella, porque una oferta no debería ser vista únicamente como un conjunto de documentos destinados a obtener una buena pro. Es, en esencia, la manifestación de que estamos dispuestos a asumir determinadas obligaciones bajo ciertas condiciones.
Y esa afirmación merece ser tomada muy en serio.
Existe una pregunta sencilla que suelo considerar especialmente útil antes de cerrar una oferta: si mañana obtuviéramos la buena pro y tuviéramos que explicar a nuestro equipo de operaciones exactamente qué hemos prometido, ¿podríamos hacerlo sin dudas importantes?
Si la respuesta es afirmativa, habremos avanzado un paso importante. Si todavía existen aspectos relevantes que nadie dentro de la empresa puede explicar con seguridad, probablemente aún no hemos terminado de revisar la contratación.
Esta conversación también vale la pena tenerla fuera del área que prepara la oferta. Comparta el artículo con quienes posteriormente tendrán que ejecutar aquello que hoy estamos pensando prometer y pregúnteles si entienden la prestación de la misma manera. A veces una breve conversación entre el equipo comercial, técnico y operativo permite descubrir diferencias de interpretación mientras todavía estamos a tiempo de resolverlas.
También nos interesa conocer la experiencia de otros proveedores: ¿alguna vez una condición que parecía clara durante el procedimiento terminó significando algo distinto durante la ejecución? ¿Qué habría sido conveniente revisar o consultar antes de presentar la oferta? Los comentarios y experiencias pueden enriquecer esta conversación y ayudar a desarrollar mejores prácticas entre quienes contratan con el Estado.
En la siguiente entrega cambiaremos nuevamente la dirección de la mirada. Después de haber analizado nuestra empresa y entendido aquello que estamos pensando ofrecer, llegará el momento de conocer mejor a la otra parte de la futura relación contractual: la entidad con la que estamos evaluando contratar.
Porque antes de comprometernos con un negocio no solamente debemos saber qué estamos ofreciendo. También conviene saber con quién vamos a hacerlo.
Licita Fácil brinda un servicio de asesoría integral especializada en contrataciones públicas para proveedores del Estado, acompañando a las empresas en las distintas etapas de su participación en el mercado público. Este enfoque se viene sistematizando a través del Método Licita Fácil 360°, una metodología orientada a evaluar las oportunidades con una visión empresarial, estratégica, preventiva y de integridad, desde antes de decidir participar hasta la ejecución contractual.
El objetivo del acompañamiento no es únicamente intervenir cuando aparece una controversia, sino contribuir a que las decisiones importantes sean revisadas cuando todavía estamos a tiempo de prevenir problemas.
Conozca la asesoría integral de Licita Fácil en licitafacil.pe
