En la entrega anterior de esta serie hablamos de las controversias que pueden aparecer después de presentada la oferta y de la necesidad de estar preparados tanto para cuestionar una decisión que consideramos incorrecta como para defender una buena pro obtenida legítimamente. Una vez que esa etapa termina y la adjudicación queda consentida o administrativamente firme, es natural sentir que finalmente hemos llegado al objetivo que perseguíamos desde el inicio del procedimiento.
Sin embargo, todavía no tenemos el contrato.
Entre obtener definitivamente la buena pro y comenzar la ejecución existe una etapa que algunos proveedores subestiman y que puede resultar tan importante como cualquiera de las anteriores: el perfeccionamiento del contrato. Es el momento en que la empresa debe convertir la adjudicación conseguida después de semanas o meses de trabajo en una relación contractual efectiva con la entidad, cumpliendo dentro de los plazos correspondientes con los documentos, garantías y demás requisitos establecidos.
Y precisamente allí se producen errores que resultan particularmente frustrantes, porque ya no estamos hablando de una empresa que perdió frente a un competidor o cuya oferta no cumplió determinada condición. Estamos hablando de un proveedor que ganó, superó la evaluación, obtuvo la buena pro y, sin embargo, puede terminar perdiendo la posibilidad de contratar porque no gestionó adecuadamente aquello que debía hacer después.
Quizá parte del problema provenga de la manera en que normalmente vivimos una licitación. Durante la selección existe una enorme concentración en las bases, la oferta, los competidores, la evaluación y la buena pro. Cuando finalmente ganamos, se produce una sensación comprensible de alivio y la organización comienza a dirigir su atención hacia la futura ejecución. Pero antes de pensar en entregar el bien o iniciar el servicio todavía hay que cerrar correctamente la etapa contractual.
Por eso considero que los requisitos para perfeccionar el contrato no deberían revisarse recién cuando llega el consentimiento de la buena pro. Deberían conocerse desde mucho antes.
Las propias bases nos permiten anticipar buena parte de aquello que tendremos que presentar si resultamos ganadores. Esto significa que, mientras estamos decidiendo participar y preparando nuestra oferta, ya podemos identificar documentos que necesitarán actualización, garantías que eventualmente deberán gestionarse, poderes que tendrán que encontrarse vigentes, información bancaria, documentación vinculada con consorcios cuando corresponda y cualquier otra exigencia específica derivada del objeto contractual.
Hacer esta revisión con anticipación cambia completamente la forma de enfrentar los días posteriores a la adjudicación. En lugar de comenzar una carrera contra el tiempo para descubrir qué necesitamos, podemos utilizar ese periodo para completar y verificar aquello que previamente habíamos identificado.
La normativa vigente confirma que esta etapa tiene plazos concretos. Bajo el Reglamento de la Ley N.° 32069, como regla general el ganador dispone de ocho días hábiles desde el día siguiente del registro del consentimiento de la buena pro o desde que esta haya quedado administrativamente firme para presentar los requisitos de perfeccionamiento; en los supuestos en los que se aplica retención como garantía de fiel cumplimiento o no se exige dicha garantía, el plazo previsto es de cinco días hábiles. La entidad dispone posteriormente de un periodo para revisar la documentación y, si formula observaciones, puede otorgar hasta cuatro días hábiles para subsanarlas.
No menciono estos plazos para convertir esta reflexión en una explicación normativa, sino porque ilustran muy bien el problema empresarial: cuando ganamos, el tiempo comienza a correr y no necesariamente tendremos margen para improvisar.
Una empresa que recién entonces empieza a averiguar cómo obtener una garantía, qué documento societario necesita, quién cuenta con facultades suficientes o qué condición particular establecían las bases está consumiendo días que podrían haberse utilizado para revisar tranquilamente la documentación antes de presentarla.
Además, el perfeccionamiento no debería ser responsabilidad exclusiva del encargado de licitaciones. Al igual que señalábamos cuando hablábamos de la revisión participativa de las bases, aquí también intervienen diferentes áreas. Administración puede tener que reunir documentos corporativos, Finanzas deberá coordinar garantías o retenciones cuando correspondan, quienes tienen facultades de representación deben estar disponibles, el área legal puede tener que revisar determinadas condiciones y, en un consorcio, los integrantes deberán coordinar aquello que corresponda para formalizar correctamente su relación.
Es decir, la buena pro no debe quedarse unos días “esperando” mientras dentro de la empresa alguien decide quién se encargará de convertirla en contrato.
Debería existir un responsable y un pequeño plan de acción prácticamente desde que sabemos que tenemos posibilidades reales de adjudicación.
Esto cobra todavía mayor importancia cuando determinados documentos dependen de terceros. Una garantía bancaria, una formalización notarial, un documento de un integrante del consorcio o cualquier trámite externo tiene sus propios tiempos, que no necesariamente coinciden con la urgencia que tendremos después de ganar. Confiar en que todos responderán inmediatamente porque “ya tenemos la buena pro” puede generar una presión completamente evitable.
La experiencia también enseña que no basta con reunir documentos. Hay que revisarlos como un conjunto, del mismo modo que hicimos con la oferta.
Un documento puede existir y, sin embargo, no satisfacer exactamente aquello que se requiere. Un poder puede estar vigente pero no contener las facultades necesarias; una garantía puede presentar problemas en su contenido; el contrato de consorcio debe guardar correspondencia con aquello que fue comprometido durante la selección; determinada información puede no coincidir con la que figura en otros documentos. El Reglamento vigente, por ejemplo, establece expresamente que el contrato de consorcio debe mantener el contenido respecto de integrantes, obligaciones y porcentajes de participación consignados en la promesa presentada durante el procedimiento.
Ese tipo de correspondencia es precisamente lo que una revisión apresurada puede pasar por alto.
Existe además una idea que me parece importante incorporar dentro de la cultura empresarial de los proveedores: la documentación para perfeccionar el contrato merece una revisión independiente de la oferta. Son dos controles distintos. Haber preparado una buena propuesta no significa que automáticamente tendremos correctamente organizados todos los documentos posteriores a la adjudicación.
La oferta buscaba demostrar que reuníamos determinadas condiciones para competir. El perfeccionamiento debe permitir que la entidad formalice correctamente la relación contractual con quien ganó.
Por eso, cuando llega una observación de la entidad respecto de los requisitos presentados, tampoco conviene verla simplemente como una molestia administrativa. Debemos analizar exactamente qué se está observando, verificar si corresponde y responder dentro del plazo otorgado con la documentación adecuada. Bajo el Reglamento vigente, la entidad puede otorgar un plazo máximo de cuatro días hábiles para subsanar las observaciones y existe incluso una regulación específica para determinados supuestos en los que la garantía de fiel cumplimiento se encuentra en trámite.
Es un periodo corto para comenzar a entender el problema desde cero.
De allí que la prevención vuelva a aparecer como una constante a lo largo de todo el Método Licita Fácil 360°. En etapas anteriores prevenimos revisando la oportunidad, preguntando durante las consultas y observaciones, comprobando la oferta y analizando nuestros riesgos. Aquí la prevención consiste en no esperar al último día para descubrir qué nos falta.
También debemos resistir una tentación bastante común: pensar que, como ya ganamos, la entidad necesariamente encontrará la forma de ayudarnos a perfeccionar el contrato. La entidad debe actuar conforme a las reglas aplicables y existen mecanismos de observación y subsanación, pero eso no convierte esta etapa en una negociación abierta ni significa que todo incumplimiento pueda ser corregido indefinidamente.
La responsabilidad principal de llegar preparados corresponde al ganador.
Y allí aparece una reflexión que conecta esta entrega con todo lo que hemos venido desarrollando desde el comienzo de la serie. Si analizamos una oportunidad profesionalmente, no deberíamos preguntarnos solamente si podemos presentar una buena oferta. También deberíamos preguntarnos desde antes si, en caso de ganar, podremos perfeccionar el contrato dentro de las condiciones y tiempos exigidos.
Esta pregunta adquiere especial importancia cuando la contratación requiere garantías importantes, estructuras de consorcio, documentación especializada o cualquier elemento cuya obtención pueda necesitar coordinación previa. Si sabemos que tendremos dificultades para conseguir algo después de ganar, ese riesgo debería formar parte de nuestra decisión de participar y no aparecer como una sorpresa posterior.
Dentro del Método Licita Fácil 360°, esta etapa funciona como un verdadero puente entre COMPETIR y CUMPLIR. La competencia produjo una buena pro; el perfeccionamiento la convierte en contrato; y recién entonces comenzará la ejecución de aquello que hemos prometido.
Por eso no considero conveniente tratarla como un simple trámite administrativo intermedio. Para el empresario representa algo mucho más importante: es el momento en que el derecho a contratar debe convertirse efectivamente en una obligación contractual asumida por ambas partes.
Y cuanto más importante sea el contrato, más absurdo resultaría perderlo por algo que pudo organizarse con anticipación.
La práctica aconseja, por tanto, que una empresa que participa regularmente con el Estado desarrolle una rutina interna para esta etapa. No necesita ser complicada. Basta que, desde la revisión de las bases, se identifiquen los requisitos posteriores a la buena pro, se determine quién será responsable de cada uno, cuáles pueden requerir trámites externos y qué documentos conviene mantener permanentemente actualizados. De esa manera, cuando llegue la adjudicación, la organización no comenzará a improvisar, sino a ejecutar un plan que ya existía.
Eso también permite que la buena pro deje de ser vista únicamente como el final feliz del procedimiento y empiece a comprenderse como lo que realmente es: el inicio de una nueva responsabilidad empresarial.
Durante las primeras entregas de esta serie insistimos en que no toda oportunidad debe perseguirse. Luego aprendimos a conocer nuestra empresa, la contratación, la entidad y los competidores; revisamos las bases con las distintas áreas, calculamos la rentabilidad, preparamos la oferta y analizamos cómo actuar ante eventuales controversias. Todo ese esfuerzo tendría poco sentido si, después de ganar, dejáramos en segundo plano precisamente el paso que hace posible contratar.
La pregunta que una empresa debería hacerse al recibir una buena pro no es únicamente cuándo comenzará la ejecución. Antes debería comprobar algo mucho más inmediato: ¿tenemos identificados, revisados y bajo control todos los requisitos necesarios para convertir esta adjudicación en contrato?
Si la respuesta es afirmativa, estaremos mucho mejor preparados para la etapa que viene.
Porque una vez perfeccionado el contrato cambia nuevamente el escenario. Ya no estaremos discutiendo sobre quién debía ganar ni reuniendo documentos para formalizar la relación. Comenzaremos a ejecutar, y allí podrán aparecer retrasos, observaciones, ampliaciones de plazo, prestaciones adicionales, penalidades, discrepancias, conformidades, pagos y eventualmente controversias contractuales que también deberán ser prevenidas y administradas correctamente.
Ese será el tema de nuestra próxima entrega: cómo cumplir, documentar y proteger el negocio durante la ejecución contractual.
Mientras tanto, puede ser útil compartir este artículo con las áreas administrativa, financiera, legal y comercial de su empresa y formular una pregunta sencilla: si hoy nos comunicaran que nuestra buena pro quedó consentida, ¿sabemos exactamente qué debe presentar cada uno, quién será responsable y qué documento podría convertirse en nuestro principal problema para perfeccionar el contrato?
Muchas empresas descubrirán que conocen perfectamente cómo preparar una oferta, pero no tienen todavía un procedimiento igualmente ordenado para lo que sucede después de ganarla.
Licita Fácil brinda un servicio de asesoría integral especializada en contrataciones públicas para proveedores del Estado. Nuestro acompañamiento comprende también la etapa de perfeccionamiento contractual, revisando los requisitos y ayudando a identificar oportunamente observaciones, subsanaciones y riesgos que puedan afectar la formalización del contrato.
Este trabajo forma parte del Método Licita Fácil 360°, una metodología que busca acompañar al proveedor durante todo el recorrido de la contratación pública, desde la evaluación inicial de una oportunidad hasta la ejecución del contrato, siempre con una visión preventiva, estratégica y de integridad.
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