En la entrega anterior de esta serie hablamos de la importancia de preparar una oferta capaz de reflejar correctamente aquello que la empresa puede cumplir. Después de analizar la oportunidad, revisar nuestras propias capacidades, conocer a la entidad y a los competidores, evaluar la conveniencia económica, estudiar las bases y presentar una propuesta cuidadosamente revisada, llega finalmente el momento de conocer el resultado.
Cuando se publica la evaluación, la reacción suele ser inmediata. Si obtuvimos la buena pro, sentimos que el trabajo terminó y que corresponde comenzar a prepararnos para contratar. Si la adjudicación favoreció a otro postor, lo primero que queremos saber es qué ocurrió y si la decisión fue correcta. En ambos escenarios conviene evitar las conclusiones apresuradas, porque la buena pro puede cerrar una etapa importante del procedimiento, pero no necesariamente significa que todo haya quedado definitivamente resuelto.
En contratación pública existen mecanismos para cuestionar determinadas decisiones adoptadas durante el procedimiento y, dependiendo del caso, un recurso puede confirmar el resultado, modificar la situación de los participantes o incluso conducir a que determinadas actuaciones sean revisadas nuevamente. Por eso una empresa que participa profesionalmente con el Estado debería estar preparada tanto para evaluar si corresponde cuestionar una decisión que considera incorrecta como para defender una buena pro cuando otro participante decide impugnarla.
Cuando el resultado nos perjudica, la primera reacción suele estar marcada por la frustración. Después de varias semanas de trabajo resulta difícil aceptar que nuestra oferta no fue admitida, fue descalificada o simplemente no obtuvo la adjudicación. Esa reacción es perfectamente comprensible, pero no debería convertirse automáticamente en la decisión de apelar.
Antes de pensar en el recurso conviene revisar con cierta distancia qué ocurrió realmente. Debemos identificar cuál fue la decisión que nos perjudicó, qué establecían las bases integradas, qué documentación presentamos, cuál fue el razonamiento utilizado por la entidad y, sobre todo, qué resultado concreto pretendemos conseguir si cuestionamos esa decisión.
No toda discrepancia con la evaluación significa necesariamente que exista un caso suficientemente sólido para impugnar, del mismo modo que no todo error advertido tendrá capacidad para modificar el resultado final. Por eso la decisión de apelar debería nacer del análisis y no de la molestia.
En Licita Fácil hemos mantenido durante años un criterio que considero especialmente importante: primero analizamos la viabilidad del caso y recién después recomendamos si corresponde apelar. Esto evita convertir el recurso en una reacción automática frente a cualquier resultado desfavorable y permite evaluar de manera más responsable si existe una pretensión concreta, argumentos suficientes y una estrategia capaz de sostenerse frente a una revisión seria.
Ese análisis debe incluir también algo que a veces se olvida cuando toda nuestra atención está concentrada en los errores del adjudicatario: nuestra propia oferta.
Cuestionar la propuesta de otro postor significa, en la práctica, ingresar a un escenario en el que nuestra documentación puede ser revisada con un nivel de detalle mucho mayor. La otra parte tendrá interés en encontrar debilidades en nuestra posición y la autoridad que resuelva el recurso también podrá examinar aspectos relevantes del procedimiento.
Por eso, antes de formular un cuestionamiento, resulta prudente volver a revisar nuestra propuesta con el mismo rigor que estamos aplicando a la oferta del otro postor. Si sostenemos que determinado documento no acredita correctamente una condición, debemos preguntarnos si nosotros la acreditamos de manera indiscutible. Si cuestionamos una característica técnica, conviene comprobar que nuestra propia documentación no contiene inconsistencias semejantes.
Este riesgo, que en la práctica solemos describir como “efecto boomerang”, no debería entenderse como una razón para evitar los recursos, sino como una advertencia acerca de la necesidad de analizar el caso de manera integral. Una apelación técnicamente bien construida no puede limitarse a buscar errores en la propuesta del ganador; también debe preguntarse si nuestra propia posición soportará el mismo nivel de escrutinio.
Esta es precisamente una de las razones por las que insistimos tanto en preparar correctamente la oferta. Una propuesta ordenada, coherente y bien sustentada no solo tiene mayores posibilidades de superar la evaluación, sino que también resulta mucho más fácil de defender cuando aparece una controversia.
Pero también puede ocurrir el escenario contrario: nuestra empresa obtiene la buena pro y, después de la satisfacción inicial, recibimos la noticia de que otro participante ha interpuesto un recurso.
En ese momento algunas empresas consideran que el problema corresponde exclusivamente a la entidad porque fue ella quien realizó la evaluación. Sin embargo, cuando nuestra posibilidad de contratar está siendo cuestionada, resulta razonable comprender exactamente qué se está discutiendo y evaluar si corresponde intervenir para defender la posición que hemos obtenido.
Lo primero debería ser revisar el recurso y determinar qué se cuestiona realmente. No basta con saber que “han apelado”. Hay que identificar qué parte de nuestra oferta está siendo atacada, qué interpretación de las bases sostiene el recurrente y cuál es la consecuencia que pretende obtener.
Algunas apelaciones serán débiles y otras plantearán cuestionamientos que merecen una revisión mucho más cuidadosa. También puede ocurrir que el recurso no ataque directamente nuestra documentación, pero cuestione decisiones de la entidad cuyo resultado podría afectar nuestra buena pro. En cualquiera de estos escenarios, la empresa necesita comprender la controversia antes de decidir cómo actuar.
Defender una adjudicación tampoco significa responder extensamente cada afirmación realizada por el recurrente. Una defensa eficaz debería concentrarse en aquellos puntos que realmente pueden influir en la decisión, utilizando las bases, la documentación presentada y las reglas aplicables para explicar por qué consideramos que la buena pro debe mantenerse.
Aquí vuelve a adquirir importancia la trazabilidad documental. Si durante la preparación de la oferta dejamos identificado qué documento acreditaba cada condición, conocemos su origen y conservamos ordenadamente los antecedentes, responder frente a un cuestionamiento resulta mucho más manejable. Cuando la propuesta fue armada apresuradamente y nadie recuerda exactamente de dónde provino determinada información, la defensa comienza en una posición bastante más incómoda.
Existe además un elemento que en estas situaciones adquiere enorme importancia: el tiempo.
Las controversias en contratación pública están sometidas a plazos y actuaciones que deben ser atendidas oportunamente. Mientras dentro de la empresa se discute qué ocurrió, si vale la pena reaccionar o quién debería revisar el caso, el tiempo continúa transcurriendo. Por eso las organizaciones que participan regularmente con el Estado deberían tener previamente definido un circuito interno sencillo: quién revisa las notificaciones, quién informa a la dirección cuando aparece una decisión importante y quién debe ser consultado cuando existe la posibilidad de presentar o responder una impugnación.
No se necesita una estructura compleja. Lo importante es evitar que una comunicación relevante permanezca varios días en una bandeja de entrada o dependa de que una sola persona la advierta oportunamente.
La prevención también consiste en estar preparados para reaccionar cuando la prevención ya no fue suficiente.
Dentro del Método Licita Fácil 360°, esta etapa continúa formando parte de COMPETIR, porque la competencia no necesariamente termina con la presentación de la oferta ni con la publicación inicial de la buena pro. En ciertos casos será necesario evaluar una decisión, defender nuestros derechos o proteger una adjudicación correctamente obtenida.
Sin embargo, conviene recordar que el objetivo de una empresa no debería ser convertirse en especialista en controversias porque participa continuamente en ellas. Todo el análisis que realizamos antes de presentar una oferta busca precisamente reducir los problemas que dependen de nuestros propios errores. Una revisión adecuada de las bases, consultas formuladas oportunamente, una oferta consistente y una correcta comprensión del procedimiento disminuyen considerablemente el riesgo de que algunas dificultades terminen convertidas en recursos.
Por supuesto, nunca podremos eliminar completamente las controversias. Una entidad puede adoptar una decisión que consideremos incorrecta y otro postor puede cuestionar nuestra buena pro aun cuando estemos convencidos de haber actuado correctamente. Cuando eso ocurre, ignorar el problema tampoco es una estrategia.
Lo importante es separar la reacción emocional del análisis profesional.
Habrá casos en los que después de revisar cuidadosamente el expediente concluiremos que corresponde apelar porque existe una decisión que puede y debe ser cuestionada. En otros, tendremos que concentrarnos en defender nuestra buena pro. Y también existirán situaciones en las que, a pesar de la molestia inicial, la conclusión responsable será no impugnar porque el caso no ofrece un sustento suficiente o porque el riesgo de abrir una revisión más amplia supera razonablemente el beneficio esperado.
Saber no apelar también forma parte de una buena estrategia.
Durante años he visto empresas invertir tiempo, recursos y expectativas en recursos que nacieron más de la frustración que de una posibilidad real de modificar el resultado. Del mismo modo, he visto proveedores con argumentos importantes renunciar a defender sus derechos porque asumieron demasiado rápido que cuestionar una decisión era inútil.
Ninguno de esos extremos resulta conveniente.
La decisión correcta debería surgir de revisar hechos, bases, documentos, posición propia, posición del otro postor, reglas aplicables, pretensión y riesgos antes de actuar.
También considero importante recordar que una controversia no debería convertirse en una continuación de la competencia mediante acusaciones que no estamos en condiciones de demostrar. Defender nuestros derechos no exige exagerar ni atribuir conductas indebidas sin evidencia. Una posición jurídica sólida puede ser firme y al mismo tiempo responsable.
La integridad continúa siendo parte del método incluso cuando estamos en desacuerdo con la entidad o con otro proveedor.
Cuando finalmente la controversia concluye y la buena pro queda consentida o administrativamente firme, podría parecer que el camino difícil terminó. Sin embargo, todavía existe una etapa especialmente sensible que muchos proveedores subestiman: convertir esa buena pro en un contrato.
Será necesario presentar documentos, gestionar garantías cuando correspondan, atender las observaciones que formule la entidad y cumplir dentro de los plazos previstos para el perfeccionamiento contractual. Y allí también se pierden adjudicaciones que costaron semanas o incluso meses de trabajo.
Por eso la siguiente entrega estará dedicada a una advertencia que merece tanta atención como cualquiera de las etapas anteriores:
Ganó la buena pro. No pierda ahora el contrato.
Mientras tanto, puede ser útil compartir este artículo con quienes dentro de su empresa participan en los procedimientos y plantear una pregunta que pocas veces hacemos con anticipación: si mañana recibimos una decisión desfavorable o una apelación contra nuestra buena pro, sabemos quién debe revisarla, qué información necesitamos reunir y quién tomará la decisión de actuar?
También nos interesa conocer la experiencia de otros proveedores. ¿Alguna vez decidieron no apelar después de analizar objetivamente el caso y concluyeron que fue la mejor decisión? ¿Han tenido que defender una buena pro frente al recurso de otro postor? Compartir estas experiencias puede ayudar a entender que una controversia no debería administrarse únicamente como un problema jurídico, sino también como una decisión empresarial.
Licita Fácil brinda un servicio de asesoría integral especializada en contrataciones públicas para proveedores del Estado. Evaluamos previamente la viabilidad de los recursos y acompañamos a nuestros clientes tanto cuando corresponde cuestionar una decisión como cuando necesitan defender una buena pro frente a la impugnación de otro participante.
Este acompañamiento forma parte del Método Licita Fácil 360°, una metodología basada en prevención, estrategia, conocimiento normativo, documentación e integridad. No se trata de apelar por apelar, sino de analizar primero y defender aquello que realmente puede ser defendido.
Conozca la asesoría integral de Licita Fácil en licitafacil.pe
