Llegamos a la última entrega de esta serie después de recorrer, paso a paso, buena parte de lo que significa contratar con el Estado desde la perspectiva de un proveedor. Comenzamos hablando de algo que, aunque parece elemental, muchas empresas pasan por alto: no toda oportunidad debe perseguirse. Luego revisamos nuestra propia capacidad, aprendimos a mirar con mayor detenimiento el requerimiento, la entidad, los competidores y las reglas del procedimiento; analizamos si realmente convenía ganar, revisamos las bases con participación de las distintas áreas, trabajamos la importancia de una oferta bien preparada, abordamos las controversias durante la selección, el perfeccionamiento del contrato y, finalmente, la etapa en la que todo lo anterior debe convertirse en resultados concretos: ejecutar, documentar, obtener la conformidad y cobrar.
Vista de manera aislada, cada una de esas etapas puede parecer un problema diferente. Sin embargo, después de muchos años acompañando proveedores he llegado a una conclusión bastante sencilla: los mejores resultados no suelen provenir de resolver correctamente un problema puntual, sino de administrar mejor todo el recorrido de la contratación.
Ese es precisamente el propósito del Método Licita Fácil 360°.
No pretende convertir la contratación pública en una fórmula infalible, porque semejante fórmula no existe. Cada procedimiento tiene particularidades, cada entidad funciona de manera diferente, los mercados cambian, los competidores toman decisiones que no controlamos y durante la ejecución pueden ocurrir situaciones imposibles de prever completamente. Lo que sí podemos hacer es reducir la improvisación, mejorar la calidad de nuestras decisiones y construir una forma ordenada de participar.
Para nosotros, ese recorrido puede resumirse en cuatro grandes acciones: CONOCER, CALCULAR, COMPETIR y CUMPLIR.
Son las cuatro “C” que organizan el Método Licita Fácil 360°, pero no deben entenderse como compartimentos separados. Funcionan como partes de un mismo proceso y se alimentan unas a otras.
CONOCER significa comenzar antes de la oferta. Implica comprender quiénes somos como empresa, qué podemos cumplir realmente, cuáles son nuestras fortalezas y limitaciones, qué exige la contratación, con qué entidad podríamos vincularnos, quiénes suelen competir en ese mercado y cuáles son las reglas que ordenarán la relación.
Esa primera etapa parece evidente, pero es probablemente donde comienza una parte importante de los problemas posteriores. Cuando una empresa participa sin conocer suficientemente su propia capacidad, puede comprometerse con plazos que después no podrá cumplir. Cuando no estudia el requerimiento, puede cotizar algo diferente de aquello que finalmente tendrá que entregar. Cuando desconoce a la entidad, puede subestimar determinadas características de la ejecución. Cuando no observa a sus competidores, deja de utilizar información pública que podría ayudarla a comprender mejor el mercado.
Por eso, antes de analizar cuánto podemos ganar, debemos preguntarnos con quién vamos a contratar, qué nos están pidiendo y si realmente estamos preparados para asumirlo.
Aquí aparece lo que dentro del método llamamos nuestro Radar: conocernos, conocer la oportunidad, conocer a la entidad, conocer a la competencia y conocer las reglas. Mientras más incompleto esté ese radar, mayor será la posibilidad de tomar decisiones con información insuficiente.
Pero conocer no basta. Una oportunidad puede ser perfectamente compatible con nuestras capacidades y, aun así, no ser un buen negocio.
Por eso llegamos a CALCULAR.
En esta etapa la pregunta cambia. Ya no es solamente si podemos cumplir, sino si nos conviene ganar.
Y esa diferencia es fundamental.
El entusiasmo por obtener una buena pro puede llevar a algunas empresas a concentrarse excesivamente en el precio necesario para competir y dejar en segundo plano el costo real de ejecutar. Sin embargo, una adjudicación solo tiene sentido empresarial cuando los ingresos esperados justifican los costos, los riesgos, el capital que tendremos comprometido y el tiempo que probablemente transcurrirá hasta recuperar nuestra inversión.
Calcular implica mirar más allá del precio de compra de un producto o del costo directo de prestar un servicio. Debemos considerar logística, financiamiento, garantías, personal, costos administrativos, contingencias, posibles fluctuaciones, tiempos de pago y cualquier elemento que pueda afectar el margen real.
Por eso una de las ideas que más hemos repetido durante esta serie merece volver a aparecer al cerrar el recorrido: una buena pro que genera pérdidas no es un éxito. Es un mal negocio que ganaste.
De allí surge una decisión que debería existir antes de cada presentación: participar o no participar.
A veces, después de analizar correctamente una oportunidad, la mejor decisión será retirarnos antes de competir. No porque tengamos miedo, sino porque comprendimos mejor el negocio.
En contratación pública también se gana cuando evitamos asumir un contrato que probablemente hubiera terminado destruyendo margen, generando incumplimientos o comprometiendo innecesariamente recursos de la empresa.
Superado ese análisis, entramos en COMPETIR.
Aquí comienza la etapa más visible para cualquier proveedor: consultas y observaciones, bases integradas, preparación de la oferta, revisión de documentos, presentación, evaluación y buena pro.
Pero competir correctamente no significa únicamente completar anexos.
Toda la inteligencia obtenida anteriormente debería reflejarse en la propuesta. Si comprendimos el requerimiento, debemos poder demostrarlo. Si contamos con la experiencia necesaria, debemos acreditarla conforme a las reglas. Si nuestra solución cumple técnicamente, la documentación debe permitir que quien evalúa pueda verificarlo sin necesidad de interpretar aquello que nosotros quisimos decir.
Esta es una diferencia que en la práctica resulta decisiva: cumplir y acreditar no son exactamente lo mismo.
Una empresa puede tener capacidad suficiente y perder porque no consiguió demostrarla adecuadamente dentro de su oferta.
De allí la importancia de revisar antes de presentar.
No solamente una revisión de forma, sino una revisión que confronte la oferta contra las bases integradas, verifique consistencias, fechas, firmas, documentos emitidos por terceros y correspondencia entre aquello que declaramos y aquello que realmente podemos defender.
En este punto también aparece una regla de integridad que considero esencial: antes de presentar cualquier documento, deberíamos preguntarnos si podríamos defender mañana su autenticidad y exactitud ante una autoridad.
Porque ninguna buena pro justifica comprometer la integridad de la empresa.
Dentro de COMPETIR también pueden aparecer controversias. Podemos considerar que una decisión de la entidad nos perjudica incorrectamente o podemos obtener la buena pro y luego enfrentar el cuestionamiento de otro postor. En ambos casos, la reacción debería ser la misma: analizar antes de actuar.
No se apela por molestia ni se defiende una adjudicación únicamente porque la obtuvimos. Se revisan los hechos, las bases, los documentos, la jurisprudencia aplicable y la solidez de la posición.
Además, antes de cuestionar la oferta de otro postor conviene volver a mirar la nuestra. Una impugnación puede abrir una revisión más amplia del procedimiento y sería un error concentrarnos únicamente en las debilidades del competidor sin comprobar nuevamente nuestra propia posición.
Superada la selección aparece una etapa que durante mucho tiempo ha recibido menos atención de la que merece: perfeccionar el contrato.
La buena pro todavía no es el contrato.
El proveedor debe llegar preparado para reunir y presentar los documentos correspondientes, gestionar garantías cuando sean necesarias, verificar poderes, coordinar con integrantes de un consorcio si corresponde y responder oportunamente cualquier observación que pueda surgir durante el perfeccionamiento.
Por eso tampoco deberíamos esperar a ganar para descubrir qué necesitaremos después.
Si las bases ya nos permiten anticipar determinados requisitos, comenzar a prepararlos desde antes puede marcar la diferencia entre convertir la buena pro en contrato o iniciar una carrera innecesaria contra el tiempo.
Cuando el contrato finalmente se perfecciona entramos en la cuarta gran etapa: CUMPLIR.
Y aquí conviene insistir en que cumplir no significa simplemente entregar un bien o prestar un servicio.
Significa administrar la ejecución.
Tenemos que conocer los plazos, organizar responsables, documentar incidencias, identificar oportunamente cualquier situación que pueda afectar nuestras obligaciones, gestionar observaciones, evaluar posibles ampliaciones, prestaciones adicionales o modificaciones cuando correspondan, prevenir penalidades, obtener conformidades y seguir cada actuación hasta llegar al pago.
Una contratación puede haberse ganado correctamente y, sin embargo, terminar siendo un mal negocio si la ejecución se administra deficientemente.
Por eso dentro del Método Licita Fácil 360° utilizamos una fórmula sencilla que resume esta etapa: cumplir, documentar y cobrar.
Cumplir aquello que asumimos, documentar adecuadamente lo que sucede y administrar el contrato hasta obtener el resultado económico que motivó nuestra participación.
La documentación ocupa aquí un lugar especial porque muchas controversias no se pierden necesariamente por falta de razón, sino por falta de evidencia.
Si ocurre un hecho que afecta un plazo, esperar hasta que aparezca la penalidad para comenzar a reconstruir lo sucedido puede ser demasiado tarde. Si existe una instrucción que cambia materialmente la ejecución, confiar únicamente en una conversación verbal puede convertirse después en un problema. Si aparecen observaciones, conformidades parciales o situaciones que puedan afectar el pago, debemos conservar una historia documental suficiente para entender y demostrar lo ocurrido.
La trazabilidad no debería comenzar cuando aparece el conflicto. Debería acompañar la ejecución desde el primer día.
Hasta aquí podríamos pensar que el ciclo terminó. Elegimos, competimos, ganamos, firmamos, cumplimos y cobramos.
Pero todavía falta una etapa que, en mi opinión, diferencia a una empresa que simplemente participa de aquella que verdaderamente aprende a contratar con el Estado.
APRENDER.
Cada contrato debería dejarnos algo más que una utilidad económica.
Debería dejarnos información.
¿Cuánto esperábamos ganar y cuánto ganamos realmente? ¿Nuestros costos fueron los que habíamos proyectado? ¿La entidad pagó dentro del tiempo que estimábamos? ¿Qué incidencias aparecieron? ¿Qué documentos nos faltaron? ¿Cómo respondieron nuestros proveedores? ¿Qué dificultades tuvimos con el personal? ¿Hubo alguna exigencia que no habíamos previsto? ¿Nuestra estrategia de precios fue correcta? ¿Qué haríamos diferente si mañana apareciera una contratación semejante?
Estas preguntas convierten la experiencia en conocimiento.
Y allí el método deja de ser lineal y se convierte verdaderamente en 360°.
Lo aprendido durante la ejecución vuelve al comienzo del proceso y mejora la próxima decisión.
La siguiente vez conoceremos mejor nuestro costo real, tendremos más información sobre determinada entidad, sabremos cómo respondió un proveedor, entenderemos con mayor precisión nuestras capacidades y podremos calcular una nueva oportunidad utilizando datos propios en lugar de simples estimaciones.
El ciclo entonces puede expresarse de una manera todavía más sencilla:
ELEGIR → GANAR → CUMPLIR → COBRAR → APRENDER → VOLVER A ELEGIR.
Volver a elegir, pero esta vez con más información que antes.
Ese aprendizaje acumulado es uno de los activos más importantes que puede construir una empresa que trabaja regularmente con el Estado.
Sin embargo, todo el método necesita una condición transversal.
Podemos estudiar mejor una oportunidad, calcular correctamente su rentabilidad, preparar una excelente oferta y administrar profesionalmente la ejecución, pero nada de eso tendría sentido si para conseguir o conservar un contrato tuviéramos que cruzar límites que comprometan la integridad de la empresa.
Por eso el Método Licita Fácil 360° está rodeado por lo que hemos denominado nuestro Escudo: integridad, prevención, conocimiento normativo, documentación, trazabilidad, gestión del riesgo, control de responsabilidades y asesoría especializada.
No es una quinta etapa. Es una protección que debe acompañar todas las demás.
La integridad, además, no es un factor que podamos ponderar dentro de una matriz de riesgos. No existe un escenario en el que podamos concluir que una práctica indebida resulta aceptable porque el contrato es suficientemente rentable.
En integridad no existe semáforo amarillo.
Si para participar necesitamos presentar información falsa, alterar documentos, coordinar indebidamente con competidores, realizar pagos ilícitos o intervenir en cualquier práctica incompatible con las reglas, la respuesta debería ser inmediata: no participar.
Ese principio no solamente protege a la empresa frente a responsabilidades legales. Protege algo mucho más difícil de recuperar una vez perdido: su reputación y la confianza de quienes trabajan con ella.
Por eso nuestra forma de entender la asesoría en contrataciones públicas también ha cambiado con el tiempo. Durante muchos años el asesor aparecía cuando existía un problema: una descalificación, una penalidad, una resolución contractual o un procedimiento sancionador.
Naturalmente, en esos momentos la asesoría sigue siendo necesaria.
Pero su mayor valor aparece antes.
Cuando ayuda a descubrir que una contratación no conviene. Cuando detecta un riesgo en las bases antes de presentar una oferta. Cuando advierte que determinado documento puede generar un problema. Cuando permite formular una consulta oportunamente. Cuando identifica que un hecho durante la ejecución necesita ser documentado antes de convertirse en controversia.
Prevenir cuando sea posible. Documentar siempre. Defender cuando corresponda.
Esa idea resume bastante bien la filosofía que está detrás del Método Licita Fácil 360°.
Después de estas doce entregas, probablemente la conclusión más importante sea que contratar exitosamente con el Estado no consiste simplemente en acumular buenas pro.
Para mí, el verdadero éxito está en algo más amplio: elegir correctamente qué oportunidades perseguir, competir con estrategia e integridad, ejecutar rentablemente, cobrar lo que corresponde, aprender de cada experiencia y quedar en mejores condiciones para volver a contratar.
Eso también cambia la manera en que deberíamos medir nuestros resultados.
Quizá una empresa ganó diez procedimientos durante el año, pero tres terminaron generando pérdidas, dos produjeron penalidades importantes y varios continúan sin cobrarse. Otra empresa pudo haber participado solamente en cuatro, pero seleccionó cuidadosamente sus oportunidades, ejecutó correctamente y obtuvo una rentabilidad adecuada.
El número de buenas pro, por sí solo, no nos dice cuál de las dos tomó mejores decisiones.
Por eso la pregunta que deberíamos formularnos no es simplemente cuántas licitaciones queremos ganar.
La pregunta es qué tipo de contratos queremos incorporar a nuestra empresa y qué capacidad tenemos para gestionarlos correctamente desde el primer análisis hasta el último pago.
Si algo quisiera que quedara después de esta serie es precisamente esa forma de mirar la contratación pública.
Menos improvisación y más análisis. Menos obsesión por participar en todo y más selección. Menos reacción frente al problema y más prevención. Menos documentos preparados únicamente para superar una evaluación y más conciencia de aquello que realmente estamos comprometiendo. Menos buenas pro como objetivo aislado y más contratos rentables, sostenibles y correctamente ejecutados.
No se trata de participar más.
Tampoco de ganar a cualquier precio.
Se trata de ganar bien.
Y cuando hablamos de ganar bien, hablamos de hacerlo con conocimiento, rentabilidad, prevención e integridad.
Ese es el sentido del Método Licita Fácil 360°.
A quienes han seguido estas doce entregas, los invito a compartir esta última reflexión con sus equipos y, sobre todo, a utilizarla como punto de partida para revisar su propia manera de contratar con el Estado. Tal vez descubran que ya realizan muchas de estas acciones de forma intuitiva; el siguiente paso es integrarlas, convertirlas en un proceso y hacer que el conocimiento no dependa exclusivamente de una persona, sino que se transforme en una capacidad de toda la organización.
También me interesa conocer su experiencia. ¿En qué etapa consideran que los proveedores suelen cometer más errores: al elegir la oportunidad, calcular, preparar la oferta, perfeccionar el contrato o ejecutarlo? Sus comentarios pueden ayudar a seguir enriqueciendo una metodología que nació precisamente de años de observar aciertos, errores y problemas reales en las contrataciones públicas.
El cierre de esta serie no significa que hayamos terminado de hablar del tema. Al contrario, ahora que tenemos el mapa completo podremos profundizar en cada uno de sus componentes, desarrollar herramientas prácticas y analizar casos concretos utilizando una misma lógica de trabajo.
Porque cada contratación será diferente, pero nuestra manera de enfrentarla no tiene por qué comenzar desde cero.
Licita Fácil brinda un servicio de asesoría integral especializada en contrataciones públicas para proveedores del Estado, acompañando a las empresas antes, durante y después de cada procedimiento, desde la evaluación de oportunidades y revisión de bases y ofertas hasta las controversias, el perfeccionamiento y la ejecución contractual.
El Método Licita Fácil 360° integra esa experiencia en una forma de trabajo orientada a tomar mejores decisiones, prevenir riesgos y proteger la rentabilidad del proveedor durante todo el ciclo de la contratación pública.
Integridad siempre. Cero corrupción.
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